เครื่องมือที่ช่วยให้ทำงานออนไลน์ร่วมกันได้ง่าย

มีด้วยหรือระบบทำงานระยะไกล ไม่ต้องเข้าสำนักงาน, ไม่ต้องมีหัวหน้ามานั่งจ้องตลอด 8 ชั่วโมง, ไม่ต้องเดินหนีบก้มหน้าก้มตาเวลาโดนเรียกเข้าห้องหัวหน้า, ไม่ต้องตื่นตีห้าเพื่อไปถึงที่ทำงานให้ทันก่อน 8 โมง, ไม่ต้องเลิก 2 – 3 ทุ่มเพราะงานยังไม่เสร็จ, จะไปทำธุระที่ไหนเวลาไหนก็ได้ไม่ต้องขอลา, ได้เห็นหน้าลูกเมียมากขึ้น, ไม่ต้องเครียดกับพวกที่ชอบแอบนินทาลับหลังแต่เสียงดังจนได้ยิน และอื่นๆ อีกมากมาย

ระบบการทำงานระยะไกล Remote work เกิดขึ้นจริงๆ แล้วและมีการใช้ระบบนี้ในบริษัทยักษ์ใหญ่หลายแห่งทั่วโลกด้วย แต่การทำงานออนไลน์จากระยะไกลจะเหมาะกับงานบางประเภทและบางตำแหน่งเท่านั้น และการทำงานจากระยะไกล Remote work ก็ไม่ได้สวยหรูดูสบายอย่างที่หลายคนจินตนาการ อุปสรรคของการบังคับตัวเองให้ทำงานได้ทันกำหนดและมีประสิทธิภาพมันมากมายกว่าการทำงานในสำนักงานซะอีก

ถามตัวคุณเองก่อนว่าคุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ไหมหากต้องทำงานระยะไกล

1. กำหนดเวลาทำงานของคุณอย่างน้อยวันละ 8 ชั่วโมง (ไม่รวมเวลาเข้าห้องน้ำ, พักทานข้าว, รับ-ส่งลูกไปโรงเรียน, หรือทำธุระส่วนตัวอื่นๆ)

2. หากขาดเวลาในข้อหนึ่ง จะทดแทนด้วยการทำงานล่วงเวลาชดเชยได้ไหม เช่น ตื่นเร็วขึ้น นอนดึก ทำงานแม้วันเสาร์-อาทิตย์

3. สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตัวเองเบื้องต้นเมื่อมีสิ่งผิดพลาด

4. สามารถจัดระบบเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อง่ายต่อการค้นหาและนำส่งเมื่อต้องการได้ทันที

5. สามารถจัดหาอุปกรณ์การทำงานได้ครบถ้วน อย่างเช่น สัญญาณอินเตอร์เน็ต เครื่องเขียน และอุปกรณ์จำเป็นอื่นๆ

6. สามารถวางแผนการทำงานเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพและทันกำหนด

สำคัญที่สุด – สามารถบังคับตัวเองให้ทำตามข้อ 1 – 6 ได้
นอกจากคุณจะต้องมีความสามารถในการควบคุมตัวเองแล้วคุณยังต้องมีความสามารถในการควบคุมหรือประสานงานร่วมกับทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย และเราก็มีเทคนิคในการ ‘ทำงานออนไลน์ร่วมกัน’ เมื่อ ‘ไม่ได้อยู่ร่วมกัน’

เทคนิคการ ‘ทำงานร่วมกัน’ เมื่อ ‘ไม่ได้อยู่ร่วมกัน’

ในปัจจุบันเทคโนโลยีช่วยให้เราสามารถทำงานออนไลน์ร่วมกันได้แม้ไม่ได้อยู่ร่วมกัน แต่นั่นก็หมายถึงข้อจำกัดและอุปสรรครอบข้างที่มีผลทำให้การทำงานออนไลน์ร่วมกันอาจไม่บรรลุเป้าหมายได้ดีเหมือนการทำงานในสำนักงานที่สามารถเดินไปคุยกันได้ทันทีที่ต้องการ

หากบริษัทของคุณมีทีมงานที่อยู่ไกลกัน จะทำอย่างไรให้การทำงานของทีมสามารถดำเนินงานไปได้อย่างราบรื่นเหมือนอยู่ในสำนักงานเดียวกัน เรามีเทคนิคมาฝากค่ะ

1. วางแผนในการสื่อสารอย่างชัดเจนและกระชับ
การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในทุกสภาพการทำงานโดยเฉพาะการทำงานออนไลน์ร่วมกันในระยะไกล เพราะคุณต้องสื่อสารผ่านเครื่องมือต่างๆ ซึ่งไม่เหมือนการพูดคุยกันแบบเผชิญหน้า การเลือกเครื่องมือในการสื่อสารจึงมีความสำคัญ และหัวข้อสนทนาหรือคำพูดต่างๆ จึงควรมีการกลั่นกรองล่วงหน้า

2. กำหนดวันเวลาในการนัดสนทนาทางออนไลน์ล่วงหน้า
การกำหนดวันเวลาล่วงหน้าจะช่วยให้ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสได้เตรียมตัวในการสนทนา เตรียมคำถาม คำตอบ เตรียมเอกสารประกอบต่างๆ เพื่อให้การสนทนาทางออนไลน์ดำเนินไปได้โดยไม่ติดขัด เหมือนการนัดประชุมในสำนักงานแหละแต่นี่เป็นการนัดประชุมผ่านเครื่องมือสื่อสารที่ไม่ได้พบเจอตัว

3. ส่งรายการที่ต้องการให้ทีมดำเนินการพร้อมกำหนดเสร็จสิ้นงาน
การส่งรายการ To-do-list จะช่วยให้ทีมทราบว่าคุณต้องการให้เขาทำอะไร ทำอย่างไร และเสร็จเมื่อไหร่ และมีใครที่ต้องทำงานร่วมกันบ้าง เมื่อคนหนึ่งทำงานนี้เสร็จแล้วควรส่งต่อไปที่ไหน รายการที่ต้องการนี้จะช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้นและทันตามกำหนดที่ต้องการ และยังช่วยให้ตรวจสอบการทำงานได้ด้วย

4. ติดตามผลเพื่อปรับปรุงและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
แน่นอนว่าระหว่างขั้นตอนการทำงานไม่ว่าจะเป็นในสำนักงานหรือทำงานออนไลน์ระยะไกลเรามักเจอปัญหาไม่มากก็น้อย แต่การทำงานออนไลน์ระยะไกลอาจมีเงื่อนไขที่ต่างออกไป การติดตามผลจึงเป็นกุญแจสำคัญอีกหนึ่งดอก คุณควรวางกำหนดระยะเวลาในการติดตามผลอย่างชัดเจน และให้ความมั่นใจกับทีมในการขอความช่วยเหลือหากมีปัญหาเกิดขึ้น

เครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมได้สะดวกง่ายดาย

แนะนำเครื่องมือที่ช่วยให้ Remote Teams ทำงานออนไลน์ร่วมกันง่ายและผ่อนคลาย
ธุรกิจยักษ์ใหญ่หลายแห่งต่างแข่งขันกันเพื่อดึงดูดให้พนักงานรักการทำงานกับบริษัทและไม่ย้ายไปทำงานที่อื่น โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญๆ อย่าง Creative, Developer, Programmer เป็นต้น ดูได้จากการปรับแต่งสำนักงานให้น่าอยู่ มีสีสัน มีชีวิตชีวา และมีอุปกรณ์สร้างความบันเทิง มีมุมพักผ่อนหย่อนใจ มีอาหารเครื่องดื่มฟรี มีสวนสาธารณะให้นั่งเล่น และอื่นๆ อีกมากมาย และยังมีระบบ Remote Teams ที่ให้พนักงานสามารถทำงานที่ไหนก็ได้จากทุกมุมโลก โดยทีมเหล่านี้จะทำงานออนไลน์ร่วมกันผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Collaboration Tool ซึ่งก็มีให้เลือกหลากหลายตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และ Twist app ที่ผู้เขียนจะขอยกถึงในบทความนี้ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือ Collaboration ที่น่าสนใจเพราะใช้งานง่ายและผ่อนคลาย

Twist คืออะไรนะ

Twist เป็นเครื่องมือสื่อสารสำหรับทีมที่เชื่อว่าการทำงานเป็นมากกว่าการแชทกลุ่ม มีทั้งแบบฟรีและจ่ายค่าบริการรายเดือนต่อจำนวนผู้ใช้งาน คุณสมบัติของ Twist คือ

คุณสามารถแยกเก็บบทสนทนาในแต่ละหัวข้อเพื่อตอบกลับได้ง่าย ติดตามเรื่องได้เร็ว และตัดความยุ่งยากในการค้นหารายละเอียดการสนทนาที่ต้องการ ซึ่งต่างจากการสนทนาในเครื่องมือแบบแชทกลุ่มที่มีบทสนทนายาวเหยีดและยากแก่การค้นหา
เปลี่ยนการสนทนาที่เป็นลักษณะโต้ตอบไปมาให้เป็นรูปแบบแคตตาล็อกที่ง่ายต่อการค้นหาด้วยหัวข้อ และยังสามารถเชื่อมต่อทีมงานของคุณกับข้อมูลที่ต้องการและบทสนทนาเดิมทั้งหมดได้โดยทันที
ช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยการสื่อสารอย่างเต็มรูปแบบมากกว่าหนึ่งบรรทัดในแต่ละครั้ง คุณสามารถอธิบายประเด็นต่างๆ หรือแชร์ความคิดเห็น หรือรับคำติชม หรือเรียกสั้นๆ ว่า มีการสนทนาแบบเชิงลึก และการสนทนาแบบ On-Topic ที่ช่วยทำให้การทำงานเดินต่อไปข้างหน้าอย่างแท้จริง
สามารถสนทนากับทีมได้จากทุกมุมโลก ทุกอุปกรณ์การสื่อสาร และสามารถสนทนาพร้อมกันได้แบบไม่สะดุด
สร้างโดยทีมงาน Todoist แอปพลิเคชั่นการจัดการงานที่มีผู้ใช้มากที่สุดแอปหนึ่ง คุณสามารถนำ Thread ใน Twist ไปใส่ไว้ใน Todoist Task ด้วยฟังก์ชั่น quick add, ติดตามงานได้ง่ายด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่าง Todoist และTwist ด้วย in-thread ทุกครั้งที่มีการอัพเดท Task ใน Todoist ข้อมูลนั้นก็จะแสดงใน Thread ด้วย

ถ้าวันนี้เรามีรายได้เพิ่มเติม อีกช่องทางหนึ่งมันคงจะดี แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ลองมองดูทางนี้
หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังมองหางานออนไลน์อยู่ นี้อาจจะเป็นการหางานออนไลน์ที่คุณกำลังตามหา
เพราะมันเป็นทำงานออนไลน์ในรูปแบบใหม่ ที่ตอบโจทย์สำหรับคนรุ่นใหม่ที่กำลังมองหางานออนไลน์ในอินเตอร์เน็ตและที่สำคัญทุกอย่างเราทำผ่านระบบ ออนไลน์ หมดเพราะฉะนั้นเราจึงกล้าพูดว่านี่คือการตามหางานออนไลน์ ที่แท้จริงอยู่แล้วเป็นการหางานออนไลน์ ที่คุณมองหากันอย่างยาวนาน ทุกอย่างอยู่ที่การตัดสินใจของเราเอง


ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *

error: Content is protected !!